A. Maswali yanayoulizwa mara kwa mara kuhusiana na Usajili, Kusahau Nywila na Ku-reset Password.

1. Najaribu kujisajili ninaletewa ujumbe “The email address you are trying to register with is not the same as in your HCMIS profile.” Hii inasababishwa na email unayotumia kujisajili haifanani na email iliyopo kwenye taarifa zako kwenye Mfumo wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara Serikalini (HCMIS). Kutatua changamoto hii unapswa kuwasiliana na Afisa Utumishi wako ili ahuishe taaifa zako ikiwepo kukuwekea email unayotaka kujisajili nayo pamoja na namba ya simu ya mkononi unayotumia kwenye Mfumo wa HCMIS. Pia Mtumishi anapewa angalizo kuhakikisha barua pepe (email) anayotumia kujisajili ni ya kwake na anaweza kuifungua na kusoma emails. Hii ni muhimu kwa sababu pindi anapojisajili nywila (Password) hutumwa kwenye barua pepe hii.

2. Nimekosea barua pepe, barau pepe ya mwanzo niliotumia kujisajili siitumii tena, Barua pepe niliyotumia kujisajili nimesahau nywila yake na nimeshindwa kuirejesha. Iwapo utakuwa na changamoto yoyote kati ya hizo hapo juu utapswa kuwasiliana na Afisa Utumishi wako ili aweze kuhuisha taarifa zako wenye Mfumo wa HCMIS kwa kuweka barua pepe mpya unayotumia sasa. Kisha utaenda kwenye Mfumo wa Watumishi Portal na kuomba kubadili nywila (Password Reset). Utatumiwa Nywila Mpya kwenye barua pepe yako mpya.

3. Nikiweka au kubadilisha nywila (Password) naambiwa “weak password” Password inatakiwa kuwa na mchanganyiko wa herufi kubwa [A-Z], herudi ndogo [a-z], namba [0-9] na alama maalum [!@#.] na idadi isipungue herufi nane (8). Mfano Maji@2025. Aidha, Mtumishi aepuke kutumia taarifa kama tarehe za kuzaliwa, Majina ya kwake na wanafamilia wake na ndugu au jamaa za karibu.

4. Nikijisajili kwenye mfumo naambiwa “User already Exit by check number” Hii inaashiria check number husika imeshatumika kufanya usajili. Unapaswa ku bofya kiunganishi cha “Forgot Password” kisha jaza taarifa (check Number na Email yako uliyotumia kujisajili) ili upatiwe nywila mpya. Ukishindwa wasiliana na Afisa TEHAMA wa taasisi yako.

5. Nikijisajili kwenye mfumo naambiwa “User already Exit by email” Hii inaashiria barua pepe (email) husika imeshatumika kufanya usajili. Unapaswa ku bofya kiunganishi cha “Forgot Password” kisha jaza taarifa (check Number na email yako uliyotumia kujisajili) ili upatiwe nywila mpya. Ukishindwa wasiliana na Afisa TEHAMA wa taasisi yako.

6. Nikijisajili kwenye mfumo naambiwa “User already Exit by National Id” Hii inaashiria namba ya NIDA (NIN) husika imeshatumika kufanya usajili. Unapaswa ku bofya kiunganishi cha “Forgot Password” kisha jaza taarifa (Check Number na Email yako uliyotumia kujisajili) ili upatiwe nywila mpya. Ukishindwa wasiliana na Afisa TEHAMA wa taasisi yako.

7. Mfumo unaniambia “Wrong Credentials” Mtumishi anapopata ujumbe wa aina hii maana yake “username” au “password” aliyoweka sio sahihi. Mtumishi anapaswa kuweka taarifa zake kwa usahihi, na kama amesahau nywila yake anaweza kubofya kiunganishi cha “Forgot Password” kisha jaza taarifa (Check Number na email yako uliyotumia kujisajili) ili upatiwe nywila mpya.

8. Nimejisajili lakini sijapokea ujumbe kwenye barua pepe yangu. Ingia kwenye barua pepe yako sehemu ya “INBOX” kama ujumbe haupo nenda kwenye sehemu ya “SPAM” au “BLOCKED MAILS” kama sehemu zote hakuna ujumbe unaweza kubofya kiunganishi cha “Forgot Password” kisha jaza taarifa (Check Number na email yako uliyotumia kujisajili) ili upatiwe nywila mpya.

B. Maswali na majibu kwenye huduma ya Uhamisho (e-Transfer)

1. "Supervisor" wangu haoni ombi nililomtumia Ili msimamizi aweze kuona maombi ya watumishi walioko chini yake atapaswa awe amejisajili. Pia Afisa TEHAMA wa Taasisi husika atatakiwa kumpatia “Supervisor role” kulingana na majukumu yake mfano mkuu wa sehemu, kituo cha kazi, idara au kitengo. Kuthibitisha hili wasiliana na Afisa TEHAMA wa taasisi yako. Maombi ya uhamisho yanaonekana baada ya supervisor kubofya “Transfer Requests” upande wa kushoto. Kama ni mkuu wa sehemu au kituo cha kazi ataona maombi ndani ya menu imeandikwa “Workstation Supervior Transfer Approval”. Kama ni mkuu wa Idara au kitengo ataona maombi ndani ya menu imeandikwa “Department/Unit Transfer Approval” Kama ni mkuu wa sehemu ataona maombi ndani ya menu imeandikwa “Section Supervisor Transfer Approval”

2. Mfumo unanipa ujumbe “No teaching Subject” Mtumishi ambaye ni mwalimu wa Sekondari anapaswa kuwa na masomo ya kufundishia kwenye Mfumo wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara (HCMIS). Iwapo taarifa hizi hazijawekwa mtumishi atapata ujumbe huu wa “No teaching Subject” pindi atakapotaka kuomba uhamisho. Kutatua changamoto hii mtumishi atatakiwa kuwasiliana na Afisa Utumishi aweze kukuwekea masomo unayofundisha

3. Naambiwa nina “pending request” nikiwa nataka kuomba uhamisho wa kubadilishana. Mtumishi anaweza kuomba kuhama, au kubadilishana kituo mara moja tu kwa kipindi kimoja. Iwapo utakuwa na maombi yanasubiri Idhini, au una maombi ya kubadilishana kituo ambayo bado haujapata mtu wa kubadilishana naye na ukajaribu kunzisha maombi mengine bila kufuta ya awali mfumo utakuletea ujumbe huu wa “pending request”. Unatakiwa kuwa na ombi moja kwa wakati, kwahiyo mtumishi anatakiwa kufuta ombi lake alilotengeneza kabla kusajili ombi lingine.

C. Maswali na majibu kwenye huduma ya Taarifa Binafsi (My Profile)

1. Taarifa zangu (mfano Cheo, Idara, Sehemu, Kituo cha Kazi, Tarehe za Kuajiriwa au Kuthibitishwa kazini, Baruapepe, Namba za Simu, n.k) sio sahihi Mtumishi atakayeona kwenye profile yake taarifa zake haziko sahihi, anapaswa kuwasiliana na Afisa Utumishi wake akiwa na vithibitisho vya taarifa zake sahihi. Afisa Utumishi baada ya kujiridhisha atatakiwa kufuata taratibu zote zinazopaswa kuhakikisha anahuisha taarifa za mtumishi kwenye Mfumo wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara.

2. Taarifa zangu (mfano Cheo, Idara, Sehemu, Kituo cha Kazi, Tarehe za Kuajiriwa au Kuthibitishwa kazini, Baruapepe, Namba za Simu, n.k) hazipo Mtumishi atakayeona kwenye profile yake taarifa zake haziko sahihi, anapaswa kuwasiliana na Afisa Utumishi wake akiwa na vithibitisho vya taarifa zake sahihi. Afisa Utumishi baada ya kujiridhisha atatakiwa kufuata taratibu zote zinazopaswa kuhakikisha anahuisha taarifa za mtumishi kwenye Mfumo wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara.

D. Maswali na majibu kwenye huduma ya e-Mkopo (e-Loan)

1. Nikitaka kuomba mkopo naambiwa “No phone number or phone number is invalid please contact your employer” Mtumishi anayekutana na changamoto hii anapaswa kuingia kwenye profile yake kuhakiki taarifa ya namba yake ya simu. Kama namba yake ya simu haiko sawa, ni namba aliyokuwa akitumia zamani na sasa haitumii, kama imeandikwa vibaya au namba ya simu hakuna kabisa kwenye profile yake awasiliane na Afisa Utumishi wake ili arekebishe taarifa husika.

2. Sijapata msimbo wa kuthibitisha ombi la mkopo (OTP) kwenye simu yangu wakati wa kutuma ombi la mkopo. Hakikisha namba iliopo kwenye profile yako ni sawa na unayotegemea kupata ujumbe husika. Kama ni tofauti wasiliana na Afisa Utumishi wako ili aweze kuhuisha taarifa zako (namba ya simu). Aidha kama namba ni sahihi, jaribu mara nyingine tena kwani inaweza kuwa changamoto ya mtandao. Iwapo utajaribu zaidi ya mara tatu na haupati msimbo tafadhali wasiliana na huduma kwa kutuma barua pepe kwenda support@utumishi.go.tz au Simu 026 2160240. Pia iwapo ulianzisha ombi la mkopo kisha ukabadili namba ya simu kwenye mfumo, tafadhali futa ombi hilo ili uanzishe ombi upya.

3. Mfumo unaniambia “invalid account number” wakati wakuhifadhi ombi la mkopo Hakikisha unaweka akaunt namba sahihi kama inavyosomeka kwenye taarifa za Benki husika. Hauwezi kutumia Akaunti namba ya Benki nyingine kuombea Mkopo kwenye Benki nyingine

4. Mfumo unaniambia “Dormant account number” wakati wakuhifadhi ombi la mkopo Ili uweze kukopa, akaunti ya benki unayotarajia kupokea fedha za mkopo inapaswa kuwa hai. Ikiwa haujatumia akaunti hiyo kwa zaidi ya miezi sita(6) tafadhali wasiliana na Benki husika ili kuhuisha akaunti yako kabla ya kuomba mkopo.

5. Mfumo unaniambia “Names missmatch” wakati wakuhifadhi ombi la mkopo Hakikisha majina yako kwenye taarifa za Ajira (kwenye Profile yako na Mfumo wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara - HCMIS) ni sawa sawa na majina yaliopo kwenye taarifa za akaunt ya Benki husika

Mtumishi wa umma aliyepata ajali, kuumia au kufariki akiwa kazini anatakiwa atoe taarifa kwa mwajiri wake kisha mwajiri afuate taratibu zifuatazo:-

•Mwajiri anapaswa kuwasilisha taarifa ya awali kwa Katibu Mkuu Ofisi ya Rais – Menejimenti ya Utumishi wa Umma huku akiendelea kuunda kamati ya uchunguzi wa ajali Kanuni 111(1) na 111(2) yahusika.

•Baada ya kamati ya uchunguzi kukamilisha taarifa, mwajiri anapaswa kuwasilisha taarifa hiyo kwa Katibu Mkuu (Utumishi) ikiwa na mapendekezo yake mintaarafu Kanuni 111(5).

•Katibu Mkuu – Utumishi atawasilisha mapendekezo yote pamoja na ushauri wake kwa Katibu Mkuu Kiongozi ambaye ndiye mwenye mamlaka ya kuamua kiwango cha malipo ya fidia kwa mtumishi aliyepata ajali akiwa kazini hii ni kwa mujibu wa Kanuni ya 112. 

Ili kuongeza uwajibikaji, kila Taasisi ya Umma inatakiwa iwe na Mkataba wa Huduma kwa Mteja.Mkataba wa Huduma kwa Mteja unawapa fursa wateja kuelewa ubora wa huduma zinazotolewa na taasisi za umma. Kimsingi,na kwa kuwa kila Wizara kwa sasa tayari ina mfumo wa utendaji wa kimenejimenti ambayo mojawapo ya mahitaji ni kuwa na mkataba wa huduma kwa mteja

Suala la ajira mpya linategemea na kuwepo kwa mahitaji halisi ya kuwa na mtumishi mpya na inatakiwa kuingizwa kwenye bajeti (Ikama).Nafasi ambazo ziko wazi kabla ya kujazwa lazima fedha itengwe (Bajeti) kwa ajili ya watumishi watakaoajiriwa.Jukumu hili ni la mwajiri mwenyewe ambaye anawajibu wa kuangalia maeneo yanayohitaji rasilimali watu.Hata hivyo,kama zilivyo nafasi za ajira mbadala,kwa nafasi mpya pia ni lazima zipatiwe vibali vya ajira mbadala,kwa nafasi mpya pia ni lazima zipatiwe vibali vya ajira pamoja na kufuatwa kwa taratibu za ajira kwa mujibu wa Sera ya Menejimenti na Ajira ya mwaka 1999 na Sheria ya Utumishi wa Umma Na.8 ya mwaka 2002 pamoja na marekebisho yake Na.17 ya mwaka 2007.

Iwapo mtumishi wa umma ambaye hajaridhika na adhabu aliyopewa iliyotokana na kuchukuliwa hatua za kinidhamu kwa utaratibu ulio rasmi na ule usio rasmi anaweza kukata rufaa kama ilivyoonyeshwa katika Jedwali lililotangulia.

Katika Utumishi wa Umma zipo aina mbili za ushughulikiwaji wa makosa ya kinidhamu. Aina hizo ni:-

(i)Makosa yanayoshughulikiwa kwa utaratibu rasmi (formal proccedings)-Kanuni 42(1) Kanuni za Utumishi wa Umma,2003

(ii)Makosa yanayoshughulikiwa kwa utaratibu usio rasmi(summary proceedings-Kanuni 43(1), Kanuni za Utumishi wa Umma, 2003

•Makosa yanayofaa kushughulikiwa kwa utaratibu ulio rasmi pamoja na adhabu zimeorodheshwa katika Jedwali la Kwanza, Sehemu ‘A’ ya Kanuni za Utumishi wa Umma, 2003

•Makosa yanayofaa kushughulikiwa kwa utaratibu usio rasmi pamoja na adhabu zimeorodheshwa katika Jedwali la Kwanza, Sehemu B, Kanuni za Utumishi wa Umma, 2003

Mamlaka ya kulipa fidia itatoa taarifa ya kiwango cha fidia kwa mwajiri na endapo fidia husika imeridhiwa, mwajiri wa mtumishi atapaswa kuandaa malipo hayo na pale mwajiri anaposhindwa kulipa fidia husika anaweza kuwasilisha maombi hayo Hazina.

Mwajiri ambaye hataridhika na uamuzi uliotolewa na mamlaka ya rufaa anaweza kukata rufaa kwa mamlaka ya juu ya rufaa inayostahiki.

Sio kweli kuwa kwenye mfumo wa Utumishi watu wenye elimu ndogo ndio wanaopangwa vijijini.Utaratibu uliopo ni wa kuhakikisha kuwa watumishi wanapangwa sehemu mbalimbali za nchi kulingana na mahitaji.

Ili mtumishi wa umma aweze kulipwa mshahara binafsi inatakiwa apate kibali cha mshahara binafsi kinachotolewa na Katibu Mkuu Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi wa Umma mintaarafu   mamlaka aliyonayo chini ya Sheria ya Utumishi wa Umma Na. 8 ya mwaka 2002 Kifungu Na. 8 (3) (e) kikisomwa kwa pamoja na Kanuni za Kudumu za Utumishi wa Umma Toleo la Mwaka 2009 Kanuni E.1.